Thủ tục và hợp đồng cho thuê căn hộ cần nắm rõ

Thủ tục cho thuê căn hộ không chỉ đơn giản là tìm người thuê và ký hợp đồng, mà còn liên quan đến nhiều yếu tố pháp lý, giấy tờ và nghĩa vụ tài chính cần được thực hiện đúng quy định. Nếu bạn đang chuẩn bị cho thuê căn hộ lần đầu hoặc muốn đảm bảo mọi thứ minh bạch, hợp pháp, đừng bỏ qua những hướng dẫn quan trọng trong bài viết này. Hãy cùng AVA Architects khám phá ở bài viết dưới đây!

Cơ sở pháp lý của thủ tục cho thuê căn hộ

Trước khi thực hiện các thủ tục cho thuê căn hộ, bạn cần nắm rõ các căn cứ pháp lý liên quan để đảm bảo hoạt động cho thuê diễn ra đúng quy định. Một số văn bản pháp luật quan trọng cần tham khảo bao gồm:

• Luật Nhà ở năm 2014
• Nghị định 99/2015/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Nhà ở
• Nghị định 39/2007/NĐ-CP quy định về hoạt động thương mại độc lập, thường xuyên nhưng không bắt buộc đăng ký kinh doanh
• Nghị định 76/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản

Hiểu rõ những cơ sở pháp lý này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, hợp đồng và các nghĩa vụ liên quan khi cho thuê căn hộ. Đây là bước quan trọng để đảm bảo an toàn pháp lý và yên tâm trong quá trình khai thác cho thuê.

Cơ sở pháp lý của thủ tục cho thuê căn hộ được quy định trong Luật Nhà ở và Bộ luật Dân sự (C: Lumina Apartment – AVA Architects)

Điều kiện và thủ tục cho thuê căn hộ

Để thực hiện thủ tục cho thuê căn hộ nhanh chóng và hợp pháp, người cho thuê cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện được quy định tại Điều 118 Luật Nhà ở 2014 và Khoản 9 Điều 72 Nghị định 99/2015/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

• Có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp đối với căn hộ (sổ hồng hoặc văn bản xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền).
• Không bị kê biên để thi hành án, không thuộc trường hợp bị cấm giao dịch theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Căn hộ không đang có tranh chấp, khiếu nại hoặc khiếu kiện liên quan đến quyền sử dụng, quyền sở hữu hoặc thời gian sở hữu hợp pháp.
• Không nằm trong khu vực đã có quyết định thu hồi, giải tỏa, phá dỡ hoặc trong vùng quy hoạch bị hạn chế quyền sở hữu.
• Căn hộ đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng và an toàn cho người thuê, có đầy đủ hệ thống cấp nước, điện, thoát nước, và các điều kiện vệ sinh môi trường theo quy định.

Việc đảm bảo đầy đủ các điều kiện trên không chỉ giúp bạn làm thủ tục cho thuê căn hộ dễ dàng hơn, mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc để kinh doanh cho thuê nhà ở hợp pháp và bền vững. Đừng quên tham khảo các quy định tại Điều 119 Luật Nhà ở để thực hiện đúng và đủ các yêu cầu pháp luật hiện hành.

Điều kiện và thủ tục cho thuê căn hộ cần tuân thủ quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho cả bên thuê và bên cho thuê (C: M92 Boutique – AVA Architects)

Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị khi thuê căn hộ

Dù là người thuê hay người cho thuê, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ là bước quan trọng giúp quá trình thuê căn hộ diễn ra minh bạch, hợp pháp và hạn chế tối đa tranh chấp. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết bạn nên nắm rõ:

Đối với người thuê căn hộ

Người thuê cần cung cấp một số giấy tờ cá nhân để chứng minh nhân thân, phục vụ việc ký kết hợp đồng và đăng ký tạm trú:

• Chứng minh nhân dân/CCCD hoặc hộ chiếu (bản photo và bản gốc để đối chiếu)
• Sổ hộ khẩu (nếu có, không bắt buộc nhưng giúp làm thủ tục tạm trú dễ hơn)
• Thị thực hoặc giấy phép lao động (đối với người nước ngoài)
• Thông tin liên hệ cá nhân: số điện thoại, email
• Giấy đăng ký tạm trú (sẽ thực hiện sau khi ký hợp đồng thuê)

Đối với bên cho thuê căn hộ

Chủ nhà hoặc bên đại diện cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu và đủ điều kiện cho thuê theo quy định pháp luật:

• Sổ hồng (giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ)
• CMND/CCCD của chủ sở hữu
• Hợp đồng ủy quyền (nếu cho người khác đứng ra ký hợp đồng thay)
• Giấy đăng ký kinh doanh (trường hợp cho thuê theo hình thức kinh doanh)
• Biên bản bàn giao nội thất, thiết bị (nếu có trang bị sẵn)
• Hóa đơn các khoản phí phát sinh gần nhất (điện, nước, phí quản lý…)

Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị khi thuê căn hộ bao gồm giấy tờ cá nhân, hợp đồng thuê và các thỏa thuận liên quan để đảm bảo tính pháp lý (C: Internet)

Các giấy tờ liên quan đến hợp đồng thuê căn hộ

• Ngoài giấy tờ cá nhân, hai bên cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu để hoàn tất thủ tục ký kết hợp đồng:
• Hợp đồng thuê căn hộ: ghi rõ thời hạn thuê, giá thuê, phương thức thanh toán, trách nhiệm các bên và điều khoản chấm dứt hợp đồng
• Biên bản bàn giao nhà: tình trạng căn hộ, nội thất, thiết bị đi kèm
• Phụ lục hợp đồng: nếu có các điều khoản bổ sung, cam kết riêng

Thủ tục công chứng hợp đồng thuê căn hộ

Thủ tục công chứng hợp đồng thuê căn hộ không bắt buộc trong mọi trường hợp, tuy nhiên đây là bước cần thiết nếu các bên muốn đảm bảo tính pháp lý rõ ràng, đặc biệt với hợp đồng có giá trị lớn hoặc thời hạn thuê dài. Theo khoản 2 Điều 122 Luật Nhà ở 2014, hợp đồng thuê nhà ở chỉ cần công chứng khi một trong hai bên có yêu cầu hoặc thỏa thuận thực hiện. Trong thực tế, việc công chứng hợp đồng được khuyến khích nếu bên thuê là tổ chức, doanh nghiệp hoặc khi hợp đồng có điều khoản ràng buộc về tài sản, thanh toán, xử lý vi phạm nhằm hạn chế rủi ro phát sinh sau này.

Để thực hiện thủ tục công chứng, cả bên thuê và bên cho thuê cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Phía bên cho thuê phải có sổ hồng hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu căn hộ, giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD hoặc hộ chiếu), kèm theo giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nếu tài sản là sở hữu chung. Bên thuê cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân, và nếu là pháp nhân thì phải có giấy phép đăng ký kinh doanh và văn bản ủy quyền hợp lệ. Ngoài ra, hai bên nên có bản dự thảo hợp đồng thuê căn hộ để công chứng viên kiểm tra trước khi ký chính thức.

Quy trình công chứng được thực hiện tại văn phòng công chứng. Hai bên sẽ nộp hồ sơ, công chứng viên kiểm tra tính pháp lý và nội dung hợp đồng. Sau khi hợp đồng được thông qua, hai bên sẽ ký trước mặt công chứng viên và chờ nhận bản hợp đồng có xác nhận pháp lý. Thông thường, thời gian xử lý dao động từ 1 đến 3 ngày làm việc tùy vào khối lượng hồ sơ.

Lệ phí công chứng hợp đồng thuê căn hộ sẽ phụ thuộc vào giá trị hợp đồng. Mức phí phổ biến dao động từ 50.000 đồng đến vài trăm nghìn đồng, được quy định rõ trong Thông tư 257/2016/TT-BTC. Với hợp đồng có giá trị lớn, phí công chứng sẽ được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng giá trị tài sản thuê. Cả hai bên có thể thỏa thuận ai là người chịu khoản chi phí này và ghi rõ trong hợp đồng.

Việc thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng thuê căn hộ không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng nếu có tranh chấp xảy ra. Trong một số trường hợp, hợp đồng công chứng có giá trị tương đương bản án dân sự, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức nếu cần xử lý bằng pháp luật. Nếu bạn chưa từng làm thủ tục này, có thể nhờ sự hỗ trợ từ văn phòng công chứng hoặc đơn vị tư vấn pháp lý để quá trình thực hiện diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Cho thuê căn hộ có cần đăng ký kinh doanh không?

Hoạt động thủ tục cho thuê căn hộ được xếp vào nhóm kinh doanh bất động sản. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 39/2007/NĐ-CP, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên không bắt buộc phải đăng ký kinh doanh trong một số trường hợp.

Nhiều người thường băn khoăn rằng: Cho thuê nhà có cần thành lập doanh nghiệp hay có vốn tối thiểu 20 tỷ đồng theo quy định của Luật Kinh doanh bất động sản hay không?

Câu trả lời là không bắt buộc. Theo Khoản 7 Điều 5 Nghị định 76/2015/NĐ-CP, cá nhân hoặc hộ gia đình cho thuê nhà ở không phải thành lập doanh nghiệp dù đây là hoạt động kinh doanh bất động sản, miễn là việc cho thuê này không diễn ra theo hình thức doanh nghiệp tổ chức.

Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 39/2007/NĐ-CP, cá nhân hoạt động thương mại không cần đăng ký kinh doanh nếu thuộc các nhóm sau:

• Buôn bán hàng rong, hàng lưu động
• Bán lẻ quà vặt, buôn chuyến nhỏ
• Cung cấp một số dịch vụ không cố định địa điểm như: bán vé số, sửa xe, đánh giày, trông giữ xe, rửa xe, cắt tóc, chụp ảnh, sửa khóa…

Rõ ràng, cho thuê căn hộ không thuộc các trường hợp miễn trừ nêu trên, nên về nguyên tắc, nếu xem đây là hoạt động thương mại thường xuyên, bạn nên đăng ký kinh doanh để tuân thủ đúng quy định.

Cho thuê căn hộ có cần đăng ký kinh doanh không là thắc mắc phổ biến của nhiều chủ nhà khi muốn cho thuê dài hạn (C: Phan Hoa Apartment – AVA Architects)

Tuy vậy, theo thực tiễn và các hướng dẫn hiện hành, hộ gia đình hoặc cá nhân cho thuê nhà ở với quy mô nhỏ lẻ vẫn có thể không cần đăng ký doanh nghiệp nếu không phát sinh nhiều hoạt động khác đi kèm (như môi giới, dịch vụ tài chính…).

Việc có bắt buộc đăng ký kinh doanh khi cho thuê căn hộ hay không vẫn còn nhiều tranh cãi và có thể thay đổi tùy theo cách hiểu và áp dụng của từng địa phương. Vì thế, tốt nhất bạn nên tham khảo thêm ý kiến từ đơn vị tư vấn chuyên môn hoặc cơ quan thuế địa phương để đảm bảo thực hiện đúng quy định.

Khai và nộp lệ phí môn bài khi thuê căn hộ

Khi cá nhân hoặc hộ gia đình cho thuê căn hộ, họ sẽ thuộc diện nộp lệ phí môn bài nếu đạt doanh thu theo quy định. Tùy thuộc vào phương pháp tính thuế (thuế khoán hoặc cho thuê tài sản), cách khai và mức nộp lệ phí sẽ khác nhau như sau:

1. Về khai lệ phí

• Trường hợp tính thuế từ cho thuê tài sản: Người cho thuê cần khai lệ phí một lần duy nhất cho từng hợp đồng thuê. 
• Trường hợp tính theo phương pháp thuế khoán: Không cần khai lệ phí. Cơ quan thuế sẽ tự động căn cứ vào doanh thu hàng năm để xác định mức lệ phí môn bài phải nộp.

2. Mức lệ phí môn bài theo doanh thu hàng năm

Một số lưu ý khi cho thuê hoặc thuê căn hộ

Theo khoản 2 Điều 122 của Luật Nhà ở, việc cho thuê nhà ở không bắt buộc phải công chứng hợp đồng, trừ khi các bên có nhu cầu xác thực hoặc một trong hai bên yêu cầu. Điều này đồng nghĩa với việc, trong đa số trường hợp, hợp đồng cho thuê nhà ở chỉ cần được lập thành văn bản và có sự thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên là đã có hiệu lực pháp lý.

Tuy nhiên, nếu bên thuê hoặc bên cho thuê mong muốn có sự xác minh rõ ràng hơn, thì hoàn toàn có thể mang hợp đồng đi công chứng – và việc này vẫn được pháp luật cho phép.

Vì vậy, khi thực hiện thủ tục cho thuê căn hộ, bạn và người thuê chỉ cần cùng ký hợp đồng rõ ràng là đủ, không nhất thiết phải công chứng. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và công sức mà vẫn đảm bảo giá trị pháp lý nếu hợp đồng được soạn thảo đúng quy định.

Thủ tục cho thuê căn hộ tưởng chừng đơn giản nhưng lại liên quan đến nhiều vấn đề pháp lý, giấy tờ và quy trình cần được thực hiện đúng quy định. Việc nắm rõ các bước, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hiểu rõ quyền – nghĩa vụ của mỗi bên sẽ giúp bạn tránh được rủi ro, tiết kiệm thời gian và đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn đang có nhu cầu thuê căn hộ và muốn được hỗ trợ toàn diện, minh bạch từ khâu ký kết đến hoàn tất thủ tục cho thuê căn hộ, hãy trải nghiệm dịch vụ tại AVA Architects. Với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, AVA Architects sẽ đồng hành và hỗ trợ bạn hoàn thành mọi thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện nhất.